نحوه نگارش شرح شغل (و دلیل اهمیت آن)

نحوه نگارش شرح شغل (و دلیل اهمیت آن)

آیا به کیفیت و دقت توضیحات شرح شغل به قدر کافی اهمیت می‌دهید؟

شاید نگارش شرح شغل یک موضوع ساده و پیش‌پاافتاده به نظر برسد، اما اطلاع از نحوه انجام این کار برای موفقیت کارمندان و سازمان شما به طور کلی بسیار مهم است.

با داشتن یک فرآیند مشخص برای ایجاد، بازنگری و به‌روزرسانی توضیحات شغلی، می‌توانید سریعتر و مؤثرتر برای پر کردن موقعیت‌های شغلی اقدام کنید، بهره‌وری کارمندان را حفظ کنید و در صورت لزوم در وظایف آنها تجدیدنظر نمایید.

آخرین بار چه زمانی به موارد زیر فکر کرده‌اید؟

  • چرا نگارش خوب شرح شغل حائز اهمیت است؟
  • شرح شغلی چه اجزایی دارد؟
  • نحوه نگارش شرح شغلی
  • چگونه می‌توانید توضیحات دقیقتر شغل را در یک آگهی شغلی ارائه دهید به نحوی که متقاضیان شایسته‌تر را جذب کند؟

بیایید در ادامه به جزئیات این چهار مورد بپردازیم.

چرا نگارش خوب شرح شغل حائز اهمیت است؟

چرا توضیحات شغلی شفاف و دقیق، هم برای سازمان شما و هم برای متقاضیان مهم است؟

این کار باعث می‌شود افراد تازه استخدام شده به دلیل دسترسی به تعریفی واضح از شرایط لازم، در بهترین موقعیت برای موفقیت قرار گیرند. موفقیت آنها به نفع سازمان است.

شرح شغل نقشی اساسی در موارد زیر ایفا می‌کنند:

  • استخدام
  • مدیریت عملکرد
  • برنامه‌ریزی حقوق و مزایا
  • انطباق با مؤلفه‌های قوانین خاص، مانند فرآیند تعاملی قانون افراد دارای معلولیت (ADA)

در مقابل، توضیحات شغلی ناقص می‌تواند موانعی برای همه طرفین ایجاد کند.

شروع شغل جدید یک چالش است. اگر افراد تازه استخدام شده از اول راجع به کاری که قرار است انجام دهند مطمئن نباشند، می‌تواند بر کارآیی آنها و همکارانی که از آنها درخواست کمک می‌کنند، تأثیر بگذارد.

سرانجام، ناکامی و عدم ارتباط صحیح ممکن است به جایی برسد که کارمند جدید تصمیم به ترک کار بگیرد و باید فرآیند پرهزینه و وقت گیر استخدام را دوباره از نو شروع کنید.

شرح شغلی چه اجزایی دارد؟

توضیحات شغلی یک متن طولانی، جدی و کامل است. باید شامل موارد زیر باشد:

  • وظایف و عملکردهای ضروری و تکمیلی
  • کلیه مدارک مهارتی (گواهینامه ها، مجوزها، تحصیلات و غیره)
  • تجارب موردنیاز
  • مسئولیت‌های نظارتی آن پست
  • صلاحیت‌های اصلی
  • اطلاعات درباره محیط کار (از جمله میزان سر و صدا)
  • شرایط جسمانی موردنیاز
  • توضیحی مبنی بر اینکه کارمند وظایف دیگر را در صورت نیاز انجام می‌دهد
  • فرم پذیرش شرایط که هر کارمندی باید امضا کند

با کمترین توضیحات اضافی، باید قادر به ارسال توضیحات شغلی برای متقاضی باشید و درک کاملی از شرایطی که در صورت پیوستن آنها به سازمان شما در انتظارشان است، به آنها بدهید.

نحوه نگارش شرح شغلی

توضیحات شغلی کم‌ارزش تلقی شده و بهای چندانی به آنها داده نمی‌شود، اما می‌توانند یک دارایی واقعی باشند.

برای پیاده‌سازی و نگهداری یک بانک اطلاعاتی خوب از توضیحات شغلی نیاز به صرف تلاش و زمان زیادی نیست؛ آنها می‌توانند از سازمان شما محافظت کرده و با استخدام افراد مناسب به رشد آن کمک کنند.

در ادامه مراحل چگونگی شروع کار ارائه می‌شود.

مرحله اول: مشخص کردن افراد دخیل در این فرآیند

اولین گام، گنجاندن افراد مناسب برای مشارکت در این کار است. چهار دسته از افراد باید در این فرآیند مشارکت کنند.

  1. اگر در حال نوشتن توضیحات شغلی برای یکی از پست‌های موجود هستید، با کارمندانی که در حال حاضر آن پست را برعهده دارند همکاری کنید. به هر حال، آنها بهتر از هر کسی می‌دانند که روزانه چه کاری انجام می‌دهند و چقدر از زمان خود را صرف کارهای روزمره می‌کنند.
  2. همیشه سرپرستی را که کارمند جدید تحت نظر وی کار خواهد کرد، در این فرآیند بگنجانید.
  1. برای اطمینان از اینکه توضیحات شغلی منصفانه، دقیق و مطابق با کلیه قوانین و مقررات لازم است، با یک متخصص منابع انسانی مشورت کنید. متخصص منابع انسانی همچنین می‌تواند به تعیین وضعیت معافیت انجمن استاندارد کار منصفانه (FLSA) کمک کند. آوردن این موضوع در توضیحات شغلی الزامی نیست، اما گاهی ذکر می‌شود.
  2. برای تأیید ارتباط شرح شغلی با اهداف سازمان، و مطابقت با اهداف اختصاصی آن پست، یکی از افراد با پست رهبری ارشد را انتخاب کنید.

مرحله دوم: جمع‌آوری اطلاعات موردنیاز برای شرح شغل

تابحال مشخص کرده‌اید که برای کسب اطلاعات و تأییدیه‌ها باید با چه کسانی صحبت کنید. اکنون زمان جمع‌آوری داده‌ها است.

  1. ایجاد یک پرسشنامه توضیحات شغلی

این پرسشنامه باید اطلاعاتی درباره موارد زیر درخواست کند:

  • این شغل مستلزم چیست؟
  • وظایف حمایتی
  • ایده کلی در مورد میزان زمان صرف شده برای هر وظیفه اصلی.

به منظور بررسی تجارب شخصی افرادی که در حال حاضر عهده‌دار این پست هستند با هدف دستیابی به اطلاعات مربوطه، این پرسشنامه‌ها را میان آنها توزیع کنید.

  1. تجزیه و تحلیل شرایط لازم برای این موقعیت شغلی را مدنظر قرار دهید.

تجزیه و تحلیل شرایط لازم باید شامل موارد زیر باشد:

  • متقاضیان باید چه سوابق تحصیلی داشته باشند؟
  • آیا گواهینامه‌ای وجود دارد که بتواند جایگزین سوابق تحصیلی موردنیاز شود؟
  • متقاضیان باید در مجموع چقدر تجربه داشته باشند؟ آیا آنها به تجربه سرپرستی احتیاج دارند؟
  • آیا اطلاع از وضعیت صنعت مفید و یا حتی ضروری است؟
  • آیا متقاضی در زمینه نرم‌افزارهای خاص قبلا آموزش دیده است. اگر چنین است، به دنبال چه سطح از تخصص یا آشنایی هستید؟

مرحله سوم:: نگارش و بازبینی توضیحات شغلی

پس از جمع‌آوری این اطلاعات، یک پیش‌نویس تهیه کنید و برای اصلاح و یا افزودن موارد جدید، آن را میان سرپرستان، متخصصان منابع انسانی و عضو تیم رهبری توزیع کنید.

برای اطمینان از مطابقت توضیحات شغلی با ارزش‌ها و فرهنگ اصلی سازمان خود، بازبینی نهایی را انجام دهید.

همچنین ممکن است از شخصی که کاملاً با این شغل ناآشناست بخواهید که توضیحات را مرور کند تا ببیند آیا آنها را متوجه می‌شود یا خیر. دیدگاه آنها به احتمال زیاد مشابه متقاضیانی خواهد بود که برای اولین بار آن را می‌خوانند.

مرحله چهارم: به‌روز کردن و اصلاح شرح شغلی.

بازبینی توضیحات شغلی حداقل یک بار در سال، تصمیم گیری هوشمندانه‌ای است و باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود، زیرا اغلب به مرور زمان پست‌ها مخصوصا در یک سازمان در حال رشد تحول می‌یابند.

فرصت طبیعی برای بازبینی شرح شغل، زمانی خود را نشان می‌دهد که یک کارمند قصد خود مبنی بر کناره‌گیری از شغل خود را اعلام می‌کند.

از قبل برنامه‌ریزی‌هایی برای گنجاندن بحث درباره شرح شغلی در مصاحبه‌های خروجی را انجام دهید. این می‌تواند یک منبع اطلاعاتی ارزشمند باشد، به‌ویژه آنکه کارمند در حال ترک سازمان به‌عنوان یک متقاضی احتمالاً احساس راحتی کرده و نظرات منحصر به ‌فردی درباره راه‌های بهبود توضیحات شغلی به شما ارائه خواهد داد.

نحوه تبدیل توضیحات شغلی به آگهی شغلی

اکنون توضیحات شغلی دارای جزئیات و با نگارش زیبا در دست دارید. آیا در صورت انتشار آن در اینترنت، نمی‌توان متقاضیان زیادی را انتظار داشت؟

نه، زیرا شرح شغل و آگهی شغلی اساساً متفاوت هستند.

آگهی شغلی عمومی است، درحالی‌که شرح شغلی جزو اسناد داخلی است.

هرچه مدت زمان پر نشدن یک موقعیت شغلی طولانی‌تر باشد، سایر اعضای تیم جریمه شده و از آنها کاری بیش از وظایف خاص خودشان طلب می‌شود. شما شرح شغل از قبل آماده شده را دارید، بنابراین می‌توانید به سرعت برای تبدیل آن به آگهی اقدام کنید.

یک آگهی شغلی:

  • شامل مؤلفه‌های اصلی توضیحات شغلی است.
  • حداقل شرایط لازم را مشخص می‌کند.
  • یک آگهی است.

مانند همه آگهی‌ها، یک آگهی شغلی قوی نیز باید به‌طور مختصر بیان شود تا بتواند واکنشی در مخاطب هدف برانگیزد.

به‌طور خلاصه

اطلاع از نحوه نگارش شرح شغل مهم است. این یکی از اساسی‌ترین راه‌هایی است که می‌توانید به کارمندان خود کمک و از آنها محافظت کنید.

منبع: insperity

 

بدون دیدگاه

ارسال پاسخ